In Landgraaf wordt sneller gerapporteerd tegen minder inspanning!

“Navigus heeft de doorlooptijd voor de bestuursrapportages sterk teruggedrongen.”
De wens om de werklast bij het proces van planning & control te verminderen en om de begroting beter aan de verantwoording te koppelen was aanleiding voor de gemeente Landgraaf om met Navigus in zee te gaan. Met name bij de koppeling tussen begroting en verantwoording “was er een situatie ontstaan waarbij er iets teveel vrijheid was die vaak ook genomen werd. Het met wat wollige verhalen omringen van afwijkende cijfers was de mores geworden.”

 

 

“Navigus heeft de doorlooptijd voor de bestuursrapportages sterk teruggedrongen.
Ook zijn er geen kikkers meer, die opeens uit de kast springen.”

De gemeente Landgraaf ligt in Zuid-Limburg en heeft 38.000 inwoners. Landgraaf neemt deel aan het bestuurlijk samenwerkingsverband Parkstad Limburg en is populair bij bezoekers door de vele recreatieve mogelijkheden. Bekend zijn het jaarlijkse festival Pinkpop, ’s werelds grootste overdekte skipiste SnowWorld en ook het natuurgebied Strijthagerbeekdal. Bij de gemeente zijn 270 mensen werkzaam.

Aanleiding

De wens om de werklast bij het proces van planning & control te verminderen en om de begroting beter aan de verantwoording te koppelen was aanleiding voor de gemeente Landgraaf om met Navigus in zee te gaan. Met name bij de koppeling tussen begroting en verantwoording “was er een situatie ontstaan waarbij er iets teveel vrijheid was die vaak ook genomen werd. Het met wat wollige verhalen omringen van afwijkende cijfers was de mores geworden.”

Aanschaf

Jules Smolenaars is waarnemend hoofd staf Concern Control van de gemeente Landgraaf en is nauw betrokken bij de implementatie en het gebruik van Navigus. Landgraaf heeft Navigus in 2007 aangeschaft en was daarmee na Oss de tweede gemeente die Navigus ging gebruiken. De keuze voor Navigus was niet lastig omdat “er in die tijd zeker geen alternatieven voor Navigus waren”. Belangrijke functionaliteit waarop Navigus indertijd is gekozen, is het integraal kunnen combineren van tekst en cijfers: zowel begroting als realisatie en ook financieel en niet-financieel.

Implementatie

Landgraaf had heel duidelijk gekozen om te starten met de bestuursrapportage. Doel was om de vrijheid met betrekking tot de verantwoording te beperken en “meer dwingend te gaan werken waarvan het volgen van strakke tijdslijnen een belangrijk onderdeel is”. Er was weinig weerstand binnen de organisatie omdat het terugdringen van de werklast rondom planning & control ook een hele duidelijke doelstelling was.

De bestaande werkwijze voor het opstellen van de bestuursrapportage werd in Navigus ondergebracht. Navigus ondersteunt hiermee bij Landgraaf de workflow van planning & control van beleidsmedewerker naar afdelingshoofd,  sectorhoofd, gemeentesecretaris tot aan college en raad.

Resultaten

De doelstelling voor het terugdringen van de werklast rondom planning & control is gehaald. Zo “is de doorlooptijd voor het opstellen van de bestuursrapportage sterk teruggedrongen omdat Navigus duidelijke deadlines afdwingt. Navigus heeft een positieve bijdrage geleverd aan de beeldvorming rondom planning & control. Men moppert niet meer omdat men alles netjes bij elkaar ziet staan en er geen documentjes en excelletjes en wat al dies meer zei, opgezocht dan wel opgesteld hoeven te worden.” Een belangrijk resultaat is ook dat tegenvallers tijdig opgemerkt worden: “er zijn geen kikkers meer die opeens uit de kast springen”.

Vervolg

Na de implementatie van de bestuursrapportage is Landgraaf verder gegaan met het in gebruik nemen van de begrotingsmodule, waarbij effecten, prestaties en activiteiten én indicatoren in Navigus worden ingevoerd voor een confrontatie met de realisatie. Landgraaf is nu bezig met het implementeren van de werkplannen op afdelingsniveau die volgen uit de begroting. “Landgraaf werkt er naar toe dat de gemeenteraad continu geïnformeerd wordt en niet slecht drie keer per jaar. Het gaat dan niet alleen om cijfermatige informatie maar bijvoorbeeld ook om proactieve signalering van mijlpalen bij investeringsprojecten. Hierbij gaat de raad vanuit Navigus actief geïnformeerd worden als mijlpalen gehaald zijn en kan de raad zich goed op de voortgang richten.”