Verslag MARAP-dag II in Oss

“Ik had bij marap II veel meer tijd voor het toetsen van de uitgezette kaders/criteria”

Wim van Loon, dienstcontroller bij de gemeente Oss

Efficiëntere planning en control

Hoofd Servicecentrum Berry Berendsen was vooraf sceptisch over een geautomatiseerd systeem, maar na gebruik heeft hij veel voordelen ervaren. “Voorheen kreeg ik aanleveringen van mijn teamleiders die ik vervolgens weer handmatig invoerde. Dit kostte veel tijd. Nu hebben zij de Marap zelf ingevuld en ik de controle. Door deze constructie zijn de rollen en verantwoordelijkheden ook duidelijker.”

Ook de dienstcontroller van Gemeentebedrijven Wim van Loon is te spreken over Navigus. “Ik had bij de marap II veel meer tijd voor het toetsen van de rapportage aan uitgezette kaders/criteria, zoals rechtmatigheid. En ik hoef niet op input te wachten. Ik heb nu één overzicht waarin ik alle meldingen van alle afdelingen zie. Hierdoor kan ik veel eerder bijsturen.”

Het succes zit hem in de dwingende structuur en in het toegankelijk maken van gegevens van verschillende systemen. Als de bronsystemen niet goed of volledig bijgewerkt zijnwordt dit meteen zichtbaar waardoor het actueel houden van deze systemen gestimuleerd wordt. In de Planning en Control cyclus wordt nu bovendien efficiënter gewerkt en er is meer tijd voor eigen taken in het proces. En dit komt de kwaliteit van de marap en de besluitvorming te goede.

Marapdag

De planning rondom de marap wordt verdeeld in 3V’s:

1          Valideren van bronsystemen (financiën, uren en personeel). De bronsystemen worden gecontroleerd en eventuele wijzigingen worden doorgevoerd. Deze taak ligt bij de afdelingshoofden, ondersteund door P & C medewerkers. Navigus wordt tussen Valideren en Verklaren opnieuw geactualiseerd, hiermee is de relevantie en betrouwbaarheid van de informatie optimaal.

2        Verklaren van de afwijkingen. Dit is de taak van de verantwoordelijke afdelingshoofden, ondersteund door de budgethouders en P&C medewerkers. De toelichtingen worden in Navigus gemaakt en zijn direct zichtbaar voor directeur en controller.

3        Verantwoorden van de afdelingshoofden aan de directeur met ondersteuning door de dienstcontroller. Deze laatste stap gebeurt op de marapdag. De dienstmarap wordt daarna met één druk op de knop gemaakt.

Na de eerste ervaringen met het opstellen van de marap in Navigus zijn evaluaties gehouden.

Daaruit kwam naar voren dat de diensten hun jaarverslag ook graag in Navigus willen maken.

Verder was er ook vraag naar meer gebruik van Navigus op het niveau van de afdeling, niet voor de verantwoording maar om te sturen. Door gebruik te maken van de gegevens in de database kunnen gemakkelijk maandelijkse scorekaart en overzichten gemaakt worden.

Kortom: Gebruikers zijn enthousiast over Navigus en zien de meerwaarde ervan.

             Meer horen, kom dan naar Oss één jaar later……