Opzet van een inrichtingsplan Navigus

Voor een goede start....
De eerste stap van een besluit om Navigus in te zetten voor uw Planning & Control-cyclus, zou een inrichtingsplan kunnen zijn. Dit is een efficiente en effectieve manier om de toetsen hoe de management informatievoorziening en de rapportagestromen met Navigus ondersteund kunnen worden.

 

 


 

Doel Inrichtingsplan

Het doel van het inrichtingsplan is als volgt:

·         Inzicht krijgen in de status van de gemeente in het verbeteringstraject van Management Informatievoorziening, Planning & Control en Besturing (prestatiemanagement)

·         Inzicht krijgen in de ‘match’  tussen de aanwezige wensen en eisen op dit gebied en de aanwezige structuren binnen het generieke branchemodel Gemeenten

·         Verhogen / nivelleren van het kennisniveau op het gebied van Planning en Control en de beschikbare instrumenten en systemen

·         Inzicht krijgen in de benodigde middelen benodigd voor het inrichten van Navigus

·         Inzicht krijgen in de planning en doorlooptijd van de inrichting van Navigus

 

 

Proces en componenten inrichtingsplan

Het inrichtingsplan kent de volgende componenten:

 

  • ‘Kick off’  bijeenkomst: Tijdens deze bijeenkomst -die uiteraard samen met de intern verantwoordelijke wordt voorbereid-, wordt het traject geïntroduceerd en de deelnemers geïnformeerd over de werkwijze. Belangrijk is ook dat er een korte uiteenzetting wordt gegeven over de principes van geautomatiseerde Planning & Control systemen en over automatische gegevensontsluiting in het algemeen:
    • RESULTAAT:
      • gezamenlijk begrippen- en kenniskader
      • heldere doelstellingen
      • signalering eventuele bottlenecks
      • planning van de afspraken / interviews

           

  • Inventarisatie bestaande rapportagestromen en stuurinformatie: Door middel van een aantal interviews met lijnverantwoordelijken, planning & control functionarissen en een bestudering van documentatie wordt een inventarisatie gemaakt van het rapportageproces (wie rapporteert wat wanneer aan wie?) en de inhoud van de rapportages (welke feiten worden er gerapporteerd tegen welke invalshoeken op welk detailniveau). Daarnaast wordt er een scan gedaan van aanwezige initiatieven en wensen op het gebied van stuurinformatie en prestatiemanagement. De resultaten van deze scan worden vergeleken met het generieke branchemodel Gemeenten (overigens zal een aantal van deze resultaten gebruikt worden om het branchemodel gemeenten verder te optimaliseren indien blijkt dat de bevindingen ook voor het generieke model van toegevoegde waarde zijn).
    • RESULTAAT:
      • Inrichtingsmodel Navigus: meetwaarden, invalshoeken, structuren, rapportageformats.
      • Hiaatanalyse; overzicht van aanvullende / afwijkende wensen

 

 

  • Scan van aanwezige bronsystemen: Er wordt een inventarisatie gemaakt van de systemen die operationeel zijn op het gebied van financiën, urenregistratie, personeel (de ‘middelen’ kant) en welke systemen er aanwezig zijn om de diensten / afdelingen te ondersteunen zoals systemen voor Sociale Zaken, Heffen en Invorderen, Stadsontwikkeling, Vergunningen, etc..

Daarnaast wordt er een globale inventarisatie gemaakt van de aanwezige queries op de operationele systemen en bepaald in hoeverre deze bruikbaar zijn voor de data-aanlevering voor de database van Navigus om zodoende hergebruik te optimaliseren.

Aanvullend kan een advies worden gedaan hoe operationele systemen verder geoptimaliseerd kunnen worden ten behoeve van aanlevering van gegevens voor Management Informatie doeleinden.

o        RESULTAAT:

§     Overzicht van te ontsluiten bronsystemen en eventuele opschoningsacties

§     Inzicht in te hergebruiken queries en te eventueel te verwerven connectoren

§     Kosten/baten analyse van automatisering van geautomatiseerde connecties van bronsystemen

 

  • Licentie / architectuur / infrastructuur: Samen met de afdeling I&A / ICT  zal geïnventariseerd worden welke architectuur gewenst is om de gebruikers van Navigus te kunnen optimaal bedienen. Verder zal een inventarisatie worden gemaakt van de aanwezige Oracle licenties en de eventueel te verwerven Oracle licenties om Navigus binnen deze structuur in te passen.
    • RESULTAAT:
      • Afstemming met uw I&A / ICT afdeling over de impact van een Navigus ingebruikname
      • Advies over de inpassing binnen de huidige Oracle licentie-structuur

                       

  • Projectplan: Aan de hand van bovenstaande bevindingen zal een projectplan worden opgesteld voor de verwerving en inrichting van Navigus.
    • RESULTAAT:
      • Overzicht van de inzet van externe / interne resources
      • Wederzijds comittment van opleverdata
      • Inzicht in kosten en doorlooptijd

 

Voordelen van het inrichtingsplan:

  • Tegen zeer beperkte kosten / inzet inzicht in impact implementatie geautomatiseerd Planning & Control instrument;
  • Vliegwiel om een aantal verbeteringsprocessen binnen uw gemeente kracht bij te zetten;
  • Meedenken / meebeslissen over het generieke model Navigus Gemeenten
  • Voorkomen van suboptimalisatie: decentrale / individuele verbeterinitiatieven die NIET leiden tot “ 1  versie van de waarheid”, wel tot veel excel en word gebruik en weinig transparantie in de gegevenshuishouding