De Schijf van Vijf; een gebalanceerde aanpak

Eduard von Saher & Luc Schinkel
Het stuurbaar en meetbaar maken van de prestaties staat bij veel organisaties hoog op de agenda. In diverse werkgroepen en op diverse afdelingen worden initiatieven ontplooid die tot verbetering van deze stuurbaarheid en meetbaarheid moeten leiden.


Zo worden er bijvoorbeeld Prestatie Indicatoren gedefinieerd, wordt de Planning & Control cyclus beschreven en wordt er nagedacht over het besturingsmodel van de organisatie. Daarnaast zijn er bijvoorbeeld initiatieven die moeten leiden tot een betere Informatievoorziening van organisaties zoals het inrichten van centrale databases voor opslag van gegevens en het professionaliseren van de rapportages. Vaak vinden deze trajecten geïsoleerd plaats en krijgen derhalve te weinig aandacht en/of boeken te weinig concrete voortgang om de verschillende activiteiten niet op elkaar zijn afgestemd.

 

Gebalanceerd

Tegen deze achtergrond is de Schijf van Vijf ontwikkeld. Iedereen kent hem, de schijf van vijf. Om gezond te eten, is het belangrijk gevarieerd en gebalanceerd te kiezen. Het is dus niet goed om bijvoorbeeld alleen maar vlees of alleen maar groente en fruit te eten. De analogie met de implementatie van Management Informatiesystemen is zeer treffend. Om een organisatie beter meetbaar en stuurbaar te maken is het niet voldoende om enkel aandacht te besteden aan 1 aandachtspunt (bijvoorbeeld de tool of enkel het definiëren van een besturingsmodel zoals INK). Alle aandachtspunten die raken aan management informatie zijn van belang. De Schijf van Vijf beschrijft de aandachtspunten die raken aan Management Informatie.

 

Besturing betreft  de inhoud van de management informatie, zoals speerpunten, thema's, kritieke succesfactoren en prestatie indicatoren. Vaak wordt deze inhoud volgens een bepaald besturingsconcept geordend. Voorbeelden van besturingsconcepten zijn de Balanced ScoreCard en het INK-model. Vaak worden er ook voor branches specifieke besturingsconcepten ontwikkeld.

 

Bij Planning & Control gaat het om het proces van omgaan met deze informatie. Hoe vaak kijkt wie naar welke informatie en moet wie aan wie rapporteren, wanneer en hoe vaak wordt bijgesteld en tot welk detailniveau vindt dit plaats?

 

Het ICT aspect betreft de inzet van middelen om de Management Informatie te ontsluiten en beschikbaar te stellen aan de managers. De technische termen die hier vaak gebezigd worden zijn datawarehousing en business intelligence.

 

Ook zal er geïnvesteerd moeten worden in de bron van de management informatie, ofwel hetgeen dat wordt vastgelegd door registratieve processen. In veel gevallen zal de gewenste management informatie niet volledig beschikbaar zijn in de bronsystemen.

 

Uiteraard zal er zorggedragen moeten worden voor borging van het geheel in de organisatie.

 

Een klassieke en inmiddels achterhaalde opvatting over verbeterprocessen op dit gebied is de opvatting dat dit soort trajecten strikt sequentieel zouden moeten worden aangepakt. Met andere woorden, eerst definiëren, dan ontwerpen en tenslotte uitvoeren. In de praktijk gaat dit echter vaak mis, met name bij de implementatie van systemen die management processen moeten ondersteunen. De reden hiervoor is gelegen in het feit dat management processen (plannen, beslissen, bijstellen) vaak erg diffuus zijn. Kortom, men blijft vaak hangen in de definitie en ontwerpfase en komt maar zelden tot daadwerkelijke uitvoering van de verbetering.

 

Niet te veel tegelijk

Met de vijf punten van de Schijf kan snel de neiging ontstaan om alle punten van de Schijf direct sterk te verbeteren. Maar net als bij de voedsel Schijf is matigheid belangrijk voor een succesvolle aanpak. In geen enkele organisatie kan alles tegelijk verbeterd worden. Vele jaren ervaring hebben geleerd dat alleen een stapsgewijze aanpak op basis van een consistent programma tot daadwerkelijke verbetering leidt. Essentieel hierbij is dat iedere stap tot een daadwerkelijke verbetering op het gebied van management informatie en rapportage.

 

Aanpak

Om het programma op te stellen is het nodig om inzicht te krijgen in de huidige - en gewenste situatie en de hiaten daartussen voor elk van de vakken van de Schijf van Vijf. Hiervoor wordt een Schijf van Vijf analyse uitgevoerd waarbij voornoemde aspecten geanalyseerd en (globaal) omschreven worden. Hieruit volgt een programma om de management informatievoorziening stapsgewijs te verbeteren. Vaak is een pilot de eerste stap van zo een programma om de gekozen tool en oplossingsrichting te toetsen. Daarna worden wordt dan sequentieel de management informatievoorziening uitgebouwd om de organisatie daadwerkelijk beter meetbaar en stuurbaar te maken.