Praktijkvoorbeeld: Waterschap Brabantse Delta

“De combinatie Navigus en Oracle stelt ons in staat onze informatiehuishouding transparant te houden, hoogwaardige managementinformatie te genereren en tegelijkertijd kosten te besparen.” – Louis van den Broek, Concern Controller, Brabantse Delta

In januari 2004 fuseerden de waterschappen in West-Brabant tot één waterschap: Brabantse Delta, met de hoofdzetel in Breda. Door het clusteren van deze organisaties konden schaalvoordelen worden gerealiseerd en kon men efficiënter te werk gaan. Maar al snel bleek dat de kwaliteit van stuurgegevens, ondanks deze efficiencyslag, voor verbetering vatbaar was. Ook de processen die deze informatie voortbrengen, - van gegevens over het verlenen van vergunningen tot waterhoogten en dijkverzwaringen - konden worden geoptimaliseerd. Brabantse Delta kende direct hoge prioriteit toe aan het project ‘Management Informatie’. “Het gaat immers om informatie over prestatie-indicatoren op basis waarvan het management beslissingen neemt en beleid uitstippelt”, vertelt projectleider en Hoofd ICT Arnold Hieltjes.

Tot voor kort diende een groot deel van de stuurinformatie handmatig te worden samengesteld en gedistribueerd. Dat proces was daarmee niet alleen foutgevoelig en inefficiënt. Het kostte ook veel tijd rapportages te voltooien; het management kreeg belangrijke gegevens relatief laat onder ogen. “We liepen achter de muziek aan”, luidt de conclusie van concern controller Louis van den Broek. Brabantse Delta vond in Navigus een geautomatiseerd rapportagesysteem dat snel op basis van voorgedefinieerde bedrijfsregels de benodigde managementinformatie verzamelt en distribueert. Navigus fungeert als instrument dat de planning- en controlcyclus van het waterschap volledig ondersteunt. Zo is het mogelijk jaarplannen op te stellen, koppelingen te maken met verschillende bronsystemen, kwalitatieve toelichtingen toe te voegen, prognose bij te stellen en verantwoordingsrapportages te maken. Navigus is gebaseerd op de technologie van Oracle 10g. Daarmee is Brabantse Delta verzekerd van een robuust en schaalbaar management-informatiesysteem.

Het resultaat is dat diverse doelgroepen binnen de organisatie tijdig worden voorzien van hoogwaardige informatie, waarmee zij verantwoorde en goed gefundeerde beslissingen kunnen nemen. Doorlooptijden van rapportages worden gereduceerd van 8 tot 4 weken.

Bewezen oplossing

De oude wijze van rapporteren was verre van optimaal. Lijstjes en overzichten werden vervaardigd en opgeslagen met MS Word en Excel. Deze werkwijze was niet toereikend voor de nieuwe, omvangrijke organisatie. Bovendien stellen verschillende autoriteiten hoge eisen aan enerzijds de kwaliteit van gegevens die waterschappen dienen aan te leveren. Anderzijds dient informatie binnen Brabantse Delta transparant te zijn en te voldoen aan wet- en regelgeving. Er moet duidelijkheid zijn over de vraag wie verantwoordelijk is voor welke data.

De keuze voor Navigus betekende een bewuste keuze voor een korte en snelle route naar succes. “Dit softwarepakket is ontwikkeld voor en door waterschappen en het is ook in gebruik door 30 procent van alle waterschappen. Het is dus een bewezen oplossing, iets waar wij zeer aan hechtten. Na een pilot bleek tevens dat Navigus geïntegreerd kan worden met onze bestaande basissystemen, zoals financiële en personeelsinformatiesystemen. En bovendien is het in Navigus mogelijk de Key Performance Indicatoren op een flexibele wijze aan te passen aan nieuwe ontwikkelingen binnen onze organisatie. Redenen voor ons om Navigus te implementeren, in combinatie met tools van Oracle om datawarehouses te bouwen”, legt ICT-verantwoordelijke Hieltjes uit.

Eén versie van de waarheid

De bedrijfssoftware van Oracle wordt in toenemende mate de standaard binnen de wereld van de waterschappen, waarin veel specifieke software wordt ontwikkeld. Oracle faciliteert in die zin de ICT-samenwerking tussen waterschappen. Dat was voor Brabantse Delta een belangrijke afweging in de keuze voor Oracle, als databasesoftware die de rapportagesystemen van Navigus aanstuurt. Sinds 1 januari 2006 is Navigus operationeel en is Brabantse Delta in staat het Jaarplan 2006, maand- en jaarrapportages op te stellen. Tot volle tevredenheid van controller Louis van den Broek, die één versie van de waarheid krijgt aangeboden en één centraal ondersteunend en eenduidig managementinformatiesysteem.

Daar hebben uiteindelijk ook de klanten - huishoudens en bedrijven - baat bij. “Bovendien besparen we op arbeidskrachten in dit proces. Die energie kunnen we gebruiken om de stuurinformatie verder door te ontwikkelen. Zo slaan we een dubbele kwaliteitsslag.

CASE_STUDY_brabantse_delta.pdf
Rubrieken
Extra