Ondersteuning planning en controle bij waterschappen vraagt integrale aanpak

Prestatiegericht werken en benchmarking zijn steeds vaker gehoorde termen bij Waterschappen en andere (semi)overheidsorganisaties. Bij prestatiegericht werken hoort het structureel meten van de prestaties en de inbedding hiervan in de planning & control cyclus (P&C cyclus). Maar wat zijn nu eigenlijk de prestaties? En hoe kunnen deze meetbaar gemaakt worden? En hoe kan dit alles in lijn gebracht worden met de doelstellingen van de organisatie? En hoe zorgen we ervoor dat de mensen er ook echt mee gaan werken? Net als veel anderen werd waterschap Noorderzijlvest met deze vragen geconfronteerd. Door een pragmatische en integrale aanpak is nu de weg ingeslagen naar een structurele verbetering van de P&C cyclus.

Doelmatiger werken

Deze verbetering heeft geleid tot het halveren van de tijd die nodig is voor het maken van de management rapportages en het reduceren van tijd die de leidinggevenden besteden aan weinig productieve “informatiediscussies”. Hierdoor kunnen de leidinggevenden zich meer en beter concentreren op het “echte” waterschapswerk in plaats van “al dat gedoe daaromheen”. Het effect is daarnaast dat de budgetbeheersing meer aandacht krijgt in de organisatie en dat er daardoor doelmatiger gewerkt wordt.

Knelpunten

De verbetering die nu is doorgevoerd is echter niet zonder slag of stoot tot stand gekomen. Het traject is ooit begonnen met een grootscheepse inventarisatie van de informatiebehoefte onder alle leidinggevenden. Dit leidde tot een lijst met 580 prestatie indicatoren.

Vervolgens is de organisatie na gaan denken over een hulpmiddel om daadwerkelijk te gaan sturen met behulp van deze prestatie indicatoren. Hierbij kwam men al snel tot de twee conclusie dat er geen structuur aanwezig was in de grote hoeveelheid indicatoren en dat de informatievoorziening verbetering diende te worden.

Het aantal indicatoren is teveel om doelmatig op te kunnen sturen. De indicatoren moeten ook onderdeel zijn van een visie op de aansturing van de organisatie. Voor waterschap Noorderzijlvest is deze visie gevat in het Waterschap Sturing en Informatiemodel, kortweg WIS, waarin uitgangspunten voor de besturing van de organisatie zijn opgenomen. Belangrijke uitgangspunten van het WIS zijn integratie en structurering van het bestuurlijke en bedrijfsmatige proces, integraal management en doelgericht en kostenbewust sturen door middel van de planning & control cyclus.

Om de WIS gedachte concreet vorm te geven moest de management informatievoorziening verbeterd worden en een degelijke IT omgeving (architectuur) opgezet worden. Hierbij werd prioriteit gegeven aan het verbeteren van de planning en controlcyclus en de mate waarin dit wordt ondersteund binnen het waterschap. In overleg met Van Dijk Consulting is besloten om de informatievoorziening te gaan verbeteren met behulp van Navigus. Dit is een management informatiesysteem met een branche model dat speciaal voor de waterschappen is ontwikkeld. Er zijn ook andere branche modellen voor bijvoorbeeld gemeentes. Het instrument ondersteunt niet alleen de P&C cyclus maar ook de beheersing en rapportage over primaire processen als zuivering, onderhoud van watergangen en heffen & invorderen. Het uitgangspunt is dat op basis van producten (hiervoor wordt binnen de waterschappen het BBP model van de Unie van Waterschappen gebruikt) gestuurd wordt of het nu om capaciteit, productie en prestaties of om budgetten gaat. In het management informatiesysteem worden dan ook gegevens uit verschillende bronsystemen gecombineerd om de integrale management informatiebehoefte te kunnen ondersteunen.

figuur 1: integratie van informatie uit verschillende bronnen

Bij het Waterschap Noorderzijlvest was de eerste belangrijke stap dus het sluitend krijgen van de P&C cyclus. Managers moeten ondersteund worden om hun planningen, rapportages en analyses gemakkelijk en snel samen te stellen.

Gefaseerde aanpak

In eerste instantie is ervoor gekozen om dit uit te voeren voor het financiële informatiedomein. Het voordeel van deze beperkte keuze is dat het mogelijk is om het management te laten wennen aan nieuwe rapportage vormen op basis van een informatiedomein. De uniforme rapportage wordt per afdeling en per sector met een druk op de knop gegenereerd, uiteraard wel nadat de informatie bekeken is door de manager en eventueel voorzien van uitleg door de budgetverantwoordelijke.

Een tweede belangrijk voordeel voor de keuze van financiële informatie is dat op het vlak van budgetbeheersing een verbeterslag gemaakt is. Hiermee wordt invulling gegeven aan het streven naar meer kostenbewustzijn. Op dit moment wordt de cyclus uitgebreid met personele en uren informatie. Later in dit jaar zal invulling worden gegeven aan het benoemen van de prestatie-indicatoren. Deze zullen vervolgens integraal onderdeel gaan uitmaken van de planning- en controlinstrumenten. Op deze wijze wordt het steeds beter mogelijk om doelgericht te werken.

Bij de ingebruikname van een nieuw instrument, zeker als het om een informatiesysteem gaat, is de techniek vaak niet de beperkende factor. Veel belangrijker is het om aandacht te besteden aan belangrijke randvoorwaarden als training en instructie, het actueel houden van informatiesystemen en het verbeteren van een aantal organisatorische aspecten. Een instrument wordt immers niet gebruikt als de gebruikers er de meerwaarde niet van inzien. De gepresenteerde informatie moet juist, tijdig en volledig zijn. Om aan deze randvoorwaarden invulling te geven is reeds bij aanvang van de implementatie van Navigus aandacht besteed aan het beheer van de informatievoorziening. Hierbij moet niet alleen gedacht worden aan technische maar ook aan bedrijfsmatige ondersteuning. Tijdens de inrichting is veel aandacht besteed aan aanpassingen van de administratieve organisatie en het onderling afstemmen van aanwezige informatiesystemen. De beheerders spelen ook een zeer belangrijke rol in het geven van instructies.

Navigus wordt op dit moment voornamelijk gebruikt om de planning en rapportages te ondersteunen en om analyses te maken. Dit houdt in dat er vier maal per jaar een piekmoment in het gebruik van het systeem is.

Volgende Fase

Om de meerwaarde te verhogen zal het informatieaanbod verbreed worden, bijvoorbeeld in de vorm van verzuimoverzichten, en het toepassen van scorecards. Als ideaalplaatje geldt dat het bespreken van `de stand van zaken` aan de hand van de prestatie-indicatoren en met behulp van actuele, betrouwbare en complete managementinformatie een vast onderdeel wordt van elk managementoverleg.

De komende tijd ligt de uitdaging bij het inbeddenvan de prestatie- indicatoren binnen de P&C cyclus. Als de organisatie hier in slaagt is een flinke stap gezet in het traject van resultaatgericht en kostenbewust werken. Om dit te bereiken zullen de indicatoren ingedikt worden en verwerkt in een WIS doelstellingenboom. De vraag daarbij is of vanuit top-down of vanuit bottum-up invulling moet worden gegeven aan de indicatoren. Immers het doel van een waterschap is het realiseren van maatschappelijke effecten. Het bestuur van het waterschap zal hierop toezien en zal daarover gerapporteeerd moeten worden. Het bestuur zal daarin eigen prioriteiten stellen en de uitvoering en daarmee de rapportage zal daarop moeten aansluiten. Het einddoel van de WIS doelstellingenboom en bijbehorende informatie wordt schematisch weergegeven in onderstaand schema:

figuur 2: doelstellingenboom en informatie

De kunst is om de management informatievoorziening mee te laten groeien met het ambitieniveau van de organisatie. Aan de andere kant werkt verbetering van de informatievoorziening als katalysator voor verbeterinitiatieven van de organisatie. Een optimaal resultaat wordt bereikt met een projectaanpak waarin de einddoelstellingen duidelijk zijn maar waarin met het tempo en de aanpak flexibel omgegaan kan worden.

Conclusie

Zoals in de inleiding is aangegeven willen waterschappen meer prestatiegericht werken. Prestaties moeten meetbaar worden gemaakt en er moet op worden gestuurd. Dit betekent dat binnen de organisatie een structuur van doelstellingen, prestatie indicatoren, P&C cyclus en informatievoorziening moet worden opgezet. Het betreft dan niet alleen informatie over de geleverde prestaties maar ook over de bestede middelen om deze prestaties te kunnen realiseren. Dit is niet alleen van toepassing voor waterschappen maar bijvoorbeeld ook voor gemeentes. Het integreren van al deze informatiebehoeften moet zo optimaal mogelijk plaatsvinden waarbij gebruik wordt gemaakt van een pragmatische gefaseerde aanpak om het traject beheersbaar te houden.

Piet van Dijk, Waterschap Noorderzijlvest

Erik Smits, Van Dijk Consulting (onderdeel van de Caesar Groep)

Eduard von Saher, Van Dijk Consulting (onderdeel van de Caesar Groep)

Luc Schinkel, Navigus

Ondersteuning_planning_en_cont...pdf